경북대학교대학기록관규정
제정 2000. 8. 5. 규정 제1003호
개정 2002. 1. 21. 규정 제1056호
개정 2012.11.28. 규정 제1817호
개정 2014. 8. 26. 규정 제1933호
전부개정 2016. 6. 27. 규정 제2043호

제 1 장 총 칙

제1조(목적)

이 규정은 『공공기록물 관리에 관한 법률』(이하 “법”이라 한다) 제10조 및 『공공기록물 관리에 관한 법률 시행령』(이하 “영”이라 한다) 제2조에 따른 경북대학교 대학기록관의 설치․운영에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위)

• ① 이 규정에서 말하는 기록물 및 기록물관리 등에 관한 사항은 경북대학교(이하 “본교”라 한다)의 본부기관, 단과대학, 부속기관, 부설학교, 연구소 등 경북대학교 산하 모든 기관의 모든 기록물에 적용한다.
• ② 경북대학교 대학기록관(이하 “대학기록관”이라 한다) 운영 및 기록물 관리에 관하여는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

제2장 조직 및 직무

제3조(조직 및 구성)

• ① 대학기록관에는 관장(이하 “관장”이라 한다)을 두며 본교 교수 또는 부교수 중에서 총장이 임명한다.
• ② 관장의 임기는 본교의「교원보직임용규정」에 따른다.
• ③ 관장은 대학기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록연구사와 기록물의 정리·기술, 기록정보 관리, 보존업무, 그밖에 기록물관리 업무의 수행에 필요한 전담인력을 배치하여야 한다.
• ④ 관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제4조(주요업무 및 업무분장)

• ① 대학기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 수행한다.
  • 1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행
  • 2. 소관 기록물의 수집·관리 및 활용
  • 3. 기록물분류기준표의 관리
  • 4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보
  • 5. 국가적 보존가치가 높아 영구기록물관리기관이 지정한 주요기록물의 이관
  • 6. 주요 회의록, 조사·연구·검토서, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리
  • 7. 미등록 기록물의 수집 및 등록관리
  • 8. 기록물평가심의회의 운영 및 기록물폐기 관리
  • 9. 소관 비공개기록물 및 비밀기록물의 공개 재분류
  • 10. 기록물 서고 관리
  • 11. 기록물 정수점검 및 실태조사
  • 12. 기록물관리 지도·교육 운영계획의 수립 및 시행
  • 13. 처리과 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원
  • 14. 중요기록물의 재난대비 계획 수립
  • 15. 기록관의 시설 및 장비관리
  • 16. 기록관리시스템의 설치 및 운영
  • 17. 보존가치가 높은 주요 기록물 및 비전자기록물의 매체 수록
  • 18. 보존 기록물의 열람·편찬·전시·홍보 등 기록정보서비스 제공
  • 19. 대학사료의 평가·수집·정리·보존 및 활용 등에 관한 사항
  • 20. 보존 기록물에 대한 통계의 작성·관리
  • 21. 훼손된 보존 기록물의 복원
  • 22. 그 밖에 기록물관리에 관하여 필요한 사항
• ② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 관장이 정한다.

제5조(보존시설 및 장비의 확보)

• ① 관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 영 별표 6에 따른 보존시설·장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.
• ② 관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 한다.

제6조(기록관리시스템 및 장비구축)

• ① 대학기록관에는 모든 유형의 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.
• ② 기록관리시스템은 전자기록생산시스템 및 영구기록물관리기관의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 이관목록의 제출, 주요기록물에 대한 검색·활용 등이 가능하도록 구축하여야 한다.
• ③ 관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 하고, 승인받지 아니한 접근 및 폐기 등으로부터 시스템을 보호하는 방안을 수립·시행하고 백업과 복원기능을 구비하여야 한다.
• ④ 관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수가 전문성을 필요로 할 경우에는 전문 업체와 계약하여 유지·보수하게 할 수 있다.

제7조(보안관리)

• ① 관장은 대학기록관의 보존서고 및 전산실을 통제구역으로 지정하고, 기록물 무단 반출 등에 대비하여 출입 내역을 관리하여야 한다.
• ② 제1항에 따른 통제구역은 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람·견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 관장의 허가를 받아야 한다.
• ③ 관장은 보안업무규정에 따라 보안관리를 철저히 하여야 한다.
• ④ 관장은 이관 받은 비밀기록물의 안전한 보존 및 관리를 위하여 비밀취급인가를 받은 자를 배치하고, 이중잠금장치가 있는 공간을 확보하여야 한다.

제8조(점검)

관장은 다음 각 호의 사항을 점검하여야 한다.

• 1. 보존서고 및 전산실의 각종 전원 및 소화설비 등 시설물
• 2. 보존서고의 온·습도, 기록물의 오손 여부 및 해충발생 여부
• 3. 보존 기록물의 열람 및 대출 상황
• 4. 그밖에 대학기록관 운영에 필요한 사항

제 3 장 운영위원회

제9조(설치)

대학기록관 운영과 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 대학기록관 고유의 중요사무를 심의·의결하기 위하여 운영위원회(이하 “위원회”라 한다)를 둔다.

제10조(조직)

• ① 위원회는 위원장 1명을 포함하여 10인 이내의 위원으로 구성하고, 위원장은 관장이 된다.
• ② 위원은 당연직 위원과 임명직 위원으로 구성하고, 당연직 위원은 대학기록관장, 박물관장, 신문방송사 주간, 총무과장, 기획조정과장, 수서정리과장으로 하며, 임명직 위원은 본교 교직원 중에서 기록물 또는 사료에 관한 지식과 경험이 풍부한 자로 하고, 대학기록관장의 제청으로 총장이 임명한다
• ③ 임명직 위원의 경우 2년으로 하며, 연임할 수 있다.
• ④ 위원회의 사무를 지원하기 위하여 위원회에 간사 1명을 두며, 간사는 관장이 지정할 수 있다.

제11조(기능)

• ① 위원회는 다음 각 호의 사항을 심의·의결한다.
  • 1. 대학기록관 운영에 관한 기본계획 수립
  • 2. 기록관리 규정의 제정·개정 및 폐지
  • 3. 예산과 결산에 관한 사항
  • 4. 그밖에 위원장이 기록물 관리와 관련하여 심의에 부치는 사항

제12조(회의)

• ① 위윈회의 회의는 매년 1회 정기적으로 개최하고, 위원장이 필요하다고 인정하는 때와 재적위원 3분의 1 이상의 요구가 있을 때 소집할 수 있다.
• ② 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

제4장 기록물평가심의회

제13조(설치)

관장은 보존 중인 기록물의 평가 및 폐기를 위하여 민간전문가를 포함한 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 구성·운영한다.

제14조(조직)

• ① 심의회는 위원장을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성하고, 위원장은 관장으로 한다.
• ② 심의회의 위원은 관장이 임명·위촉하며, 기록물 평가에 적합하다고 인정되는 본교 교직원으로 구성하되, 2인 이상의 외부 민간 전문가를 포함하여야 한다.
• ③ 심의회에는 간사를 두며, 간사는 관장이 지명할 수 있다.

제15조(기능)

심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

• 1. 평가대상 기록물에 대한 보존기간 재책정·보류 또는 폐기
• 2. 기타 기록물 평가와 관련하여 관장이 부의한 사항

제5장 기록물의 열람 및 대출

제17조(열람 및 대출 자격)

• ① 대학기록관의 열람 및 대출시간은 본교의 통상 근무시간으로 한다.
• ② 대학기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.
  • 1. 본교 및 부속기관의 구성원
  • 2. 공무원 및 공무원이 아닌 사람으로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 사람

제18조(열람 등)

람은 대학기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.

• 1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기, 촬영, 무단반출
• 2. 복사기 등 대학기록관 시설·장비의 훼손 또는 파괴
• 3. 대학기록관 내 음식물 등을 반입하는 행위
• 4. 그밖에 직원의 지시에 따르지 않거나 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

제19조(대출 등)

대학기록관의 기록물 대출은 다음 각 호에 따른다.

• 1. 기록물의 대출기간은 7일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 기간을 연장할 수 있다.
• 2. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제1호 서식의 기록물 대출 신청서를 작성하여 관장의 승인을 얻어야 한다.
• 3. 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.
• 4. 휴직, 정직, 퇴직, 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장 등의 사유가 발생한 경우나 그밖에 관장이 반납을 요구하는 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야 한다.
• 5. 누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

제20조(열람·대출의 제한)

다음 각 호에 해당하는 경우에는 기록물의 열람 또는 대출을 제한할 수 있다.

• 1. 비밀(대외비를 포함한다)이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우
• 2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우
• 3. 다른 법령 또는 규정에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
• 4. 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우
• 5. 이미 공개되어 타 기관에서 제공·활용되고 있는 기록물인 경우
• 6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우
• 7. 그밖에 열람 또는 대출이 부적절하다고 관장이 판단하는 경우

제6장 교사자료의 수집 및 관리

제21조(교사자료의 정의와 범위)

• ① “교사자료”란 당해 대학의 역사성과 전통성 확립을 위하여 수집한 모든 유형의 기록물을 말한다.
• ② 제1항은 제3조에 따른 본교에서 생산한 기록물에 적용되며, 그 외에도 외부기관·단체 및 개인 등이 생산·취득한 교사자료(이하 “사료”라 한다) 중 대학에서 보존할 가치가 있다고 인정하는 모든 형태의 기록물도 사료로 관리할 수 있다.
• ③ 제1항 및 제2항의 기록물의 범위는 별표 1과 같다.

제22조(사료관리자문위원회 구성·운영)

• ① 관장은 사료의 평가 및 재평가, 전시사료 선별 등 사료 관리의 전문적인 업무 수행과 관련하여 사료관리자문위원회를 둘 수 있다.
• ② 제1항의 사료관리자문위원회의 구성·운영은 제14조를 준용한다.

제23조(사료의 수집)

• ① 관장은 사료를 기증, 대여, 위탁, 구입 등의 방법으로 수집하여야 한다. 다만 불법적인 형식의 수집은 금지한다.
• ② 대학의 모든 조직은 대학기록관의 수집 요청이 있을 때에는 개인 사생활의 비밀 또는 자유를 현저히 침해할 정당한 사유가 없는 한 이에 응하여야 한다.
• ③ 관장은 기증 등 사료 수집을 도운 개인 혹은 기관·단체에게 소정의 감사를 표할 수 있다.

제24조(사료의 분류와 기술)

• ① 관장은 사료를 체계적으로 관리하기 위하여 설계된 분류체계를 수립하여야 하며 이를 지속적으로 관리하여야 한다.
• ② 관장은 사료에 대한 기술을 작성하여야 하며. 내용이 변경될 때에는 변경내용과 변경자, 변경사유를 남겨 이력관리가 되도록 하여야 한다.

제25조(사료의 정리와 보존)

• ① 관장은 사료의 정리지침을 수립하여야 하고 이에 따라 사료 정리를 진행하여야 한다.
• ② 사료의 유형에 따라 보존용품을 적용하여 정리하고 훼손된 사료에 대하여는 기준에 따라 적합한 복원조치를 취하여야 한다.
• ③ 관장은 사료의 안전한 보존을 위해 기준에 맞는 시설과 장비를 구비한 보존서고를 마련하여야 한다.
• ④ 사료는 정기적인 정수점검계획에 따라 점검하여야 한다.

제26조(사료의 열람 및 대출)

• ① 사료의 열람 및 대출은 제17조, 제18조, 제20조를 준용한다.
• ② 사료 이용 시에는 별지 제1호 서식의 기록물 열람(대출) 신청서를 작성하여야 하고, 관장은 열람가능여부를 검토한 후 결과를 통보하여야 한다.
• ③ 사료는 열람을 원칙으로 하되, 관장의 판단에 따라 대출여부를 결정할 수 있다.

제27조(대학사료의 평가 및 재평가)

• ① 관장은 사료의 평가지침을 수립하고, 이에 따라 사료 평가를 진행하여야 한다. 평가지침이 없는 경우에는 업무매뉴얼에 따르도록 한다.
• ② 재평가 기간은 관장이 결정하여 정기적인 평가 작업을 진행하고 모든 과정을 기록화하여야 한다.

제28조(기증확인서 발급)

• ① 관장은 기록물 기증자에게 별지 제2호 서식의 기증확인서 및 기증기록물 목록을 발급하여야 한다.
• ② 기증확인서에는 기증기록물에 대한 소유권 및 이용제한에 관한 사항이 포함되어야 한다.
• ③ 기증은 무상을 원칙으로 하되, 기록관의 장은 기증자에게 별지 제3호 서식의 감사장 또는 감사패 부여, 포상 등의 방법으로 적절한 예우를 할 수 있다.

제7장 보칙

제29조(세부사항)

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 관장이 따로 정할 수 있다.

부 칙(규정 제1003호)

이 규정은 2000년 8월 5일부터 시행한다.

부 칙(규정 제1056호)

이 규정은 공포한 날부터 시행한다.

부 칙(규정 제1817호)

이 규정은 공포한 날부터 시행한다.

부 칙(규정 제1933호)

이 규정은 공포한 날부터 시행한다.

부 칙(규정 제2043호)

제1조(시행일)

이 규정은 공포한 날부터 시행한다.

제2조(폐지규정)

이 규정 시행과 동시에「대학기록관운영세칙(예규 제511호)」은 폐지한다.

경북대학교 기록물관리 규정
제정 2016. 6. 27. 규정 제2044호

제 1 장 총 칙

제1조(목적)

이 규정은 『공공기록물 관리에 관한 법률』(이하 “법”이라 한다) 제2조, 제4조, 제5조 및 『공공기록물 관리에 관한 법률 시행령』(이하 “영”이라 한다) 제3조, 제4조에 따라 경북대학교의 기록물 관리 업무를 수행하기 위하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의)

이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.

• 1. “기록물”이란 경북대학교와 그 부속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.
• 2. “전자기록물”이란 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 생산하여 송·수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료를 말한다.
• 3. “전자화기록물”이란 종이기록물과 그 밖에 전자적 형태로 작성되지 아니한 기록물을 정보시스템이 처리할 수 있는 형태로 변환한 기록물을 말한다.
• 4. “비치기록물”이란 카드·도면·대장 등과 같이 사람·물품 또는 권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되는 기록물로서, 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」 제3조 제4호에 따라 처리과에서 계속 비치·활용하여야 하는 기록물을 말한다.
• 5. “간행물”이란 업무수행과정에서 발간하는 자료로써 발간 형태나 매체와 상관없이(책자, CD, e-book 등) 발간하는 모든 자료가 해당되며, 발간 주기에 따라 단행본과 연속(정기) 간행물로 구분한다.
• 6. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.
• 7. “기록물관리기관”이란 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리업무를 수행하는 기관으로 영구기록물관리기관과 대학기록관으로 구분한다.
• 8. “영구기록물관리기관”이란 기록물의 영구보존에 필요한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물을 영구적으로 관리하는 기관을 말한다.
• 9. “중앙기록물관리기관”이란 법 제9조 및 영 제6조에 따라 국가기록원을 말한다.
• 10. “대학기록관”이란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.
• 11. “처리과”란 문서의 접수·발송 및 업무처리를 주관하는 대학본부 각 과·실·부, 단과대학 행정실, 일반·전문·특수대학원 행정실, 부설학교 행정실, 유관·지원·부속기관 및 연구시설의 각 원·관·과·실·센터·사업단, 각종 위원회 등을 말한다.
• 12. “전자기록생산시스템”이란 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」 제3조 제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.
• 13. “기록관리시스템”이란 대학기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 대학기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.
• 14. “기록연구사”란 법 제41조 및 영 제78조의 자격을 갖춘 자로 당해 대학의 기록물의 체계적·전문적 관리를 위하여 기록관리 업무를 총괄하는 자를 말한다.
• 15. “기록물분류기준표”란 생산기록물의 체계적인 관리 및 업무 처리를 위해 단위업무별로 관리 기준을 제시한 표로서 중앙기록물관리기관이 작성하여 고시한다. 기록물분류기준표 관리 항목은 기능분류번호, 보존기간, 보존방법, 보존장소, 비치기록 여부 등의 보존 분류 기준 및 검색어 지정 기준 등을 포함한다.
• 16. “단위업무”란 기록물의 기능분류 기준으로 1인 또는 소수의 인원으로 구성된 팀에 분장되는 수준의 업무 또는 사업으로서, 직제 개정 등으로 업무가 변경되어도 2개 이상으로 분리하기 어려운 세분화된 업무기능 또는 사업단위로 기록물분류기준표의 기본 단위를 말한다.
• 17. “기록물철”이란 단위업무 범위 안에서 기록물을 편철한 1개 이상의 기록물 묶음을 말한다. 기록물철은 보존기간 책정·이관·폐기 등의 단위이며, 전자기록생산시스템은 단위업무별로 업무담당자가 기록물철을 생성·관리한다.
• 18. “상태점검“이란 소장 기록물을 재질의 외형상 변화, 훼손, 탈색 등의 상태평가기준에 따라 당해 기록물의 재질 및 훼손정도를 점검하는 것을 말한다.
• 19. “생산현황통보”란 기록물의 정리결과를 시기별로 종합하여 기록물관리기관으로 통보하는 것을 말한다.
• 20. “이관”이란 기록물의 물리적인 보존 장소와 관리 권한을 대학기록관 또는 영구기록물관리기관으로 이전하는 행위를 말한다.
• 21. “인수”란 대학기록관이 기록물을 처리과에서 이관 받는 것을 말한다.
• 22. “정수점검”이란 서고 관리의 한 절차로, 기록물의 수량을 주기적으로 점검하는 행위를 말한다.
• 23. “평가”란 보존기간이 만료된 기록물을 대상으로 행정적·증빙적·역사적 가치를 검토하여 보존여부를 판단하는 업무를 말한다.
• 24. “폐기”란 더 이상 보존할 필요가 없는 기록물을 제거하는 것으로 주로 기록물의 물리적인 파괴 또는 파기하는 것을 말한다.

제3조(적용범위)

• ① 이 규정은 경북대학교(이하 “본교”라 한다)의 본부기관, 단과대학, 부속기관, 부설학교, 연구소 등 경북대학교 산하 모든 기관의 모든 기록물에 적용한다.
• ② 본교 기록물 관리에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

제4조(기록물 관리의 원칙)

• ① 대학기록관의 장(이하 “관장”이라 한다)은 법 제5조에 따라 기록물의 생산부터 활용까지의 모든 과정에 걸쳐 진본성, 무결성, 신뢰성과 이용가능성이 보장될 수 있도록 하여야 하며, 이를 위하여 이 규정이 정하는 기준과 절차에 따라 관리하여야 한다.
• ② 관장은 기록물이 전자적으로 생산·관리되도록 전자기록생산시스템 및 기록관리시스템을 구축·운영하여야 하며, 전자적으로 생산되지 않은 기록물은 전자적으로 관리·활용하기 위하여 전자화계획을 수립·시행하여야 한다.

제2장 기록물의 관리 및 활용

제5조(기록물의 생산)

• ① 처리과의 장은 수행 하는 업무과정과 결과를 포함하여 결재정보, 보고사항, 검토사항, 이력사항 등이 기록물로 생산·등록되어 관리될 수 있도록 하여야 한다.
• ② 처리과의 장은 제3조에 따라 본교와 교수, 개인이 수행하는 연구과정과 결과가 기록물로 생산·등록되어 관리될 수 있도록 하여야 한다.
• ③ 관장은 영 제17조 내지 제19조에 따른 생산의무대상 기록물(조사연구검토서, 회의록 및 시청각기록물)이 생산·등록되어 관리될 수 있도록 하여야 한다.
• ④ 관장은 필요시 관련 개인 또는 유관기관·단체의 업무과정 또는 연구과정 등에서 발생한 자료를 생산·수집대상 기록물로 지정하여 등록·관리될 수 있도록 할 수 있다.

제6조(기록물의 등록)

• ① 처리과의 장은 모든 기록물의 생산·접수 시 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호를 부여하여 등록하여야 한다.
• ② 관장은 대학기록관에서 직접 수집한 기록물을 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자기록물에 대하여는 전자화 방안에 따라 전자화기록물로 관리되도록 하여야 한다.

제7조(기록물의 정리 및 생산현황 통보)

• ① 처리과의 장은 전년도에 생산·완결된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월말까지 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철 등을 실시하여야 한다.
• ② 처리과의 장은 제1항에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 31일까지 관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.
• ③ 관장은 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 31일까지 관할 영구기록물관리기관의 장에게 통보할 수 있다.
• ④ 관장은 기록물의 정리업무와 관련하여 본교 처리과의 기록물관리 책임자를 소집하여 교육을 실시할 수 있다.

제8조(기록물의 이관)

• ① 처리과의 장은 생산·완결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년 이내에 목록과 함께 대학기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 감사, 소송, 민원, 정보공개 등의 사유로 업무에 계속 활용할 필요가 있는 기록물은 사전에 기록물 이관 시기 연장 신청서를 관장에게 제출하여야 한다.
• ② 처리과의 장은 제1항 단서에 따라 이관연기가 결정된 기록물을 보존기간 기산일부터 10년 이내에 업무에 계속 활용할 수 있으며, 이관연기 기간 중 업무 활용의 목적이 달성된 경우에는 즉시 당해 기록물을 대학기록관으로 이관하여야 한다.
• ③ 직제개편, 한시조직 해산 등으로 업무를 인계·인수하는 부서 간에는 별지 제1호의 기록물 이관목록과 별지 제2호의 기록물 인계인수서를 작성하여 대학기록관에 통보하여야 하고, 대학기록관장은 이관 이력을 관리하여야 한다. 업무승계부서가 없는 경우에 폐지부서의 장은 지체 없이 모든 기록물을 별지 제1호의 기록물 이관목록과 함께 기록관으로 이관하여야 한다.

제9조(기록물의 인수)

• ① 관장은 본교 모든 처리과의 이관 대상 기록물을 인수·관리하여야 한다.
• ② 전자적 형태의 기록물을 인수하는 경우에는 행정전자서명의 확인 등 진본확인 절차를 거쳐야 하며, 메타데이터 오류, 바이러스 검사 등 품질검사를 실시하여야 한다. 이 경우 이관포맷, 방식 및 데이터 규격은 중앙기록물관리기관의 방식에 근거하여 관장이 정한다.
• ③ 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 인수하는 경우에는 원본 및 목록의 일치 여부, 물리적 상태 확인 등의 검수절차를 거친 후 이관 목록을 처리과에 통보하여야 한다.
• ④ 관장은 제2항과 제3항에 따른 검수절차 중에 미비사항이나 오류사항을 발견하면 처리과로 즉시 통보하여야 하며, 해당 처리과는 수정·보완 후 재이관하여야 한다.
• ⑤ 관장은 전자기록물의 경우 인수절차 종료 시 그 결과를 관련 처리과에 통보해야 하며, 해당 처리과는 인수완료 결과를 통보받기 전까지 이관한 전자기록물을 보존하여야 한다.
• ⑥ 제5항에 따라 인수완료 결과를 통보받은 처리과의 장은 해당 전자기록물을 물리적으로 복구가 불가능하도록 삭제 또는 파기해야 한다. 다만, 처리과는 해당 전자기록물을 업무상 참고할 필요가 있는 경우에는 사본임을 확인할 수 있는 조치를 취한 후에 삭제 또는 파기하지 않고 활용할 수 있다.

제10조(기록물의 보존)

• ① 대학기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과, 생산년도 등을 구분하여 서고에 배치하여야 하며, 구체적인 배열방식은 관장이 정한다.
• ② 관장은 기록물의 안전한 보존·관리를 위하여 보존환경 구축, 보안대책 수립·시행, 화재 또는 천재지변 등에 대비한 재난대비계획 수립·시행, 기록물의 정수 및 상태점검의 정기적 실시 등 필요한 조치를 취하여야 한다.
• ③ 관장은 필요한 경우 수집 또는 이관된 기록물 중 일부를 본교 도서관이나 박물관으로 이관하여 보존할 수 있다.

제12조(기록물분류기준표)

• ① 관장은 기록물분류기준표를 작성·운영하여야 하며, 기록물분류기준표의 관리항목은 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정사유, 비치기록물 해당여부와 공개여부 및 접근권한 등의 관리기준을 포함하여야 한다. 이 경우 기록물분류기준표는 전자적 형태로 생성·관리하여야 한다.
• ② 제1항에 따라 처리과의 장은 신설, 변경 단위업무에 대하여 대학기록관에 신청하여야 하고, 관장은 이를 취합하여 관할 영구기록물관리기관에 변경 또는 신설을 요청할 수 있다.

제13조(보존기간)

• ① 기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하며, 보존기간 책정기준은 영 제26조에 따른다.
• ② 기록물의 보존기간은 단위업무별로 책정한다. 다만, 보존기간을 상향 또는 하향할 필요가 있다고 인정되는 기록물철에 대하여는 관장에게 신청하여야 한다.
• ③ 보존기간의 기산일은 단위업무별로 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 단위업무의 경우에는 해당 과제가 종결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일부터 보존기간을 기산한다.

제14조(공개여부의 구분관리)

• ① 처리과의 장은 기록물의 생산 시 건 단위로 공개여부를 구분하고 전자기록생산시스템의 등록정보로 관리되도록 하여야 하며, 대학기록관으로 이관할 때 공개여부를 재분류하여야 한다. 다만, 기록물을 생산한 처리과가 폐지되었거나 명확하지 않은 처리과에서 이관·수집된 기록물은 대학기록관에서 공개여부를 재분류할 수 있다.
• ② 기록물의 공개여부 구분표시는 “공개, 부분공개, 비공개” 중 하나를 선택하여 표시하여야 하며, 부분공개 또는 비공개를 선택하는 경우에는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조제1항 각 호 중 해당 호수를 괄호 안에 표시하여 함께 관리하여야 한다.

제15조(기록물의 평가 및 폐기)

• ① 대학기록관에서의 기록물 평가 및 폐기는 법 제27조 제1항, 영 제43조, 규칙 제35조에 따라 시행하여야 한다.
• ② 각 처리과에서는 기록물의 착오 없는 평가를 위하여 다음 각 호의 업무를 수행한다.
  • 1. 평가대상 기록물의 보존위치 및 분량, 목록과 실물 일치 여부 확인
  • 2. 평가대상 기록물의 보존기간 재책정·보류·폐기 구분과 그 사유를 대학기록관으로 제출
• ③ 기록연구사는 다음 각 호의 업무를 수행한다.
  • 1. 처리과가 제출한 의견을 취합·참고하여 행정적·역사적·증빙적 가치를 검토하고, 해당 기록물의 보존가치를 평가
  • 2. 평가결과는 보존기간 재책정·보류·폐기 등으로 구분하여 평가사유와 함께 기록물평가심의서 작성
  • 3. 심사 완료 기록물은 「경북대학교 대학기록관 운영 규정」 제13조에 따른 기록물평가심의회에 평가 심의 요청
  • 4. 기록물평가심의회의 심의 결과는 회의록과 함께 대학기록관장의 결재를 받아 최종 확정
• ④ 관장은 기록물평가심의회의 평가 결과를 기록관리시스템에 반영하여야 하며, 보존기간 변경내역은 기록물철별로 이력관리를 하여야 한다.
• ⑤ 기록물평가심의회에서 폐기로 의결된 기록물을 폐기하려는 경우에는 중앙기록물관리기관에 제시하는 기준과 절차를 준수하여야 한다.

제16조(주요기록물의 전자화 및 보존관리)

• ① 관장은 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여 전자화를 추진함으로써 기록정보가 신속하게 검색·활용될 수 있도록 하여야 한다.
• ② 전자화기록물은 광디스크(CD 또는 DVD 등)에 수록하여 관리하여야 한다.
• ③ 관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 주기적으로 백업을 실시하여야 하며, 백업자료는 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산 보관하여야 한다.

제17조(간행물의 관리)

• ① 각 부서에서 발행한 간행물은 발간 후 15일 이내 대학기록관으로 3부 이관하여 보존 및 활용되도록 한다.
• ② 제1항에 따라서 이관된 간행물 중에서 대학기록관장에 의해 보존 및 활용가치가 낮다고 정한 간행물은 이관을 생략할 수 있다.

제18조(활용)

관장은 정리와 보존처리가 완료된 기록물에 대하여 다음 각 호와 같이 적극 활용되도록 하여야 한다.

• 1. 모든 기록물은 본교 교직원에게 권한에 따라 공개하여야 한다. 다만, 전시 등 특별한 경우에 관장이 대상 및 범위, 방법 등을 따로 정할 수 있다.
• 2. 연구를 목적으로 하는 기관·단체 또는 개인이 열람 요청을 하는 경우에는 공개 기록물에 한하여 열람을 허용하고, 비공개 또는 부분공개 기록물인 경우에는 열람 대상 기록물 및 열람 목적 등을 검토하여 제한적 열람으로 처리할 수 있다.
• 3. 관장은 매년 기록물의 수집·이관내역과 정리 및 보존현황, 그리고 자료의 활용 현황에 대해 통계자료를 작성하고 유지하여야 한다.

제3장 보칙

제19조(세부사항)

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 관장이 따로 정할 수 있다.

부 칙(규정 제2044호)

제1조(시행일)

이 규정은 공포한 날부터 시행한다.